皆さんこんにちは。
WEBディレクター兼コンサルタントのKAZUです。
住宅会社・工務店の営業の方々と打ち合わせをしていると
「お客様や見込み客との連絡のやり取りは全てLINE[ライン]を使っている」
というお話を最近よく聞くことがあります。
コミュニケーションの便利なツールとして有名になったLINE[ライン]。
LINEを使っていないと、「どうして使っていないの？便利だから使った方がいいよ！」
まで言われるほど、みんなが納得して使っているアプリです。
その便利さゆえ、住宅営業や、社内や社員間の連絡や情報共有でも利用している方が多いのだと思います。
しかし、業務で使うことによるリスクを把握しないまま、使用し続けることはとても危険です。
～LINE[ライン]を業務で利用することのよる3つのリスクとは？～
LINE[ライン]を使うためには、アカウントを作成する必要があります。
多くは営業担当が個人のアカウントで、やり取りを行うことになります。
では、具体的な3つのリスクを見てみましょう。
■誤送信してしまうリスク
顧客情報を含んだ、書類データを他のお客様に誤って送信してしまった
といった問題が起きる可能性があります。
受け取ったお客様の心境は、「個人情報を流出してしまう会社」と捉えられてしまい
会社の信用を大きく失ってしまうことにつながります。
■会社が記録を管理することが出来ない
個人アカウントでやり取りする以上、「いつ」「だれと」「どのような」内容の
連絡を取っているのか、把握することが出来ません。
もし、何らかのトラブルが起きて担当者の変更が発生した場合、
それまでにお客様とやり取りした記録を、社内で引き継ぐことも難しくなります。
■第三者への情報漏えい
ニュースなどでも話題になる「アカウントの乗っ取り」「ハッキング被害」が相次いで起きています。
アカウントを乗っ取られてしまった場合、そこでやり取りした機密情報が外に漏れてしまう可能性があります。
～ビジネス向けのサービスを検討しましょう～
ご紹介した内容は、誰にでも起きる可能性があるリスクで、
「自分は関係ない」と考えている人ほど、問題が起きた時の被害が大きくなります。
便利で身近であるサービスだからこそ、気をつけましょう。
しかしながら「メッセージアプリ」を使ってお客様と連絡を取りたいという方も多いでしょう。
そんな方にご紹介したいサービスは「ビジネスチャットアプリ」です。
例えば、「knot(ノット)」というサービスは、
LINE[ライン]の様なメッセージ機能はもちろん、
お客様と出会ってからお引き渡し、さらにはその後のアフターケアまで
アプリを通して家づくりをサポートしてくれるというもの。
住宅会社側のメリットとしては、お客様の情報を社内で一括管理することが出来る点、
また、アプリを通じてメッセージのやり取りや、タスク管理を
高いセキュリティのもとで行うことが出来る点などが挙げられます。
こういったアプリの良い点は、「業務効率アップ」も兼ねているところ。
今一度、自社のセキュリティを考え、
メッセージアプリの使い方を見直してみてはいかがでしょうか？
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